Arşivlik evrakların imha süreci, belgelerin saklama sürelerinin sona ermesiyle başlar. Her belgenin saklama süresi, niteliği ve ilgili yasal düzenlemelere göre farklılık gösterir. Bu süreç, belgelerin hukuki değerini yitirmesi ve gereksiz yer kaplamaması adına önem taşır. İmha işlemleri, belirli kurallar çerçevesinde gerçekleştirilerek, hem veri güvenliğini sağlamak hem de arşivlerin düzenli tutulması adına kritik bir rol oynar.
Arşivlik evrak, saklama süresi dolduğunda imha edilir. Saklama süresi, evrakın türüne ve yasal düzenlemelere göre değişir. Genel olarak, 1-5 yıl arasında saklama süresi olan evrak, birim arşivlerinde; 10-14 yıl arasında saklama süresi olan evrak ise kurum arşivlerinde saklanır. Devlet arşivlerinde ise evrakın niteliklerine göre saklama süresi belirlenir.
İmha işlemi, arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme dışında kalan, hukuki kıymetini ve delil olma vasfını kaybetmiş belgeler için yapılır. İmha kararı, "Ayıklama ve İmha Komisyonları" tarafından verilir.
KVKK ve diğer veri koruma yasaları kapsamında, belgelerin belirlenen yasal saklama süresi sonunda imha edilmemesi ciddi yaptırımlara yol açabilir.
